Einleitung

Der oneAssist MultiConverter unterstützt Sie bei der Konvertierung vektorbasierter Grafikformate. Die häufigste Quelle für diese Grafikdateien sind alte Anwendungen, CAD-Programme und Flowcharts. Außerdem importiert und exportiert der MultiConverter für Sie Dateien in großen Mengen.

In diesem Tutorial begleiten wir Sie Schritt für Schritt dabei, wie Sie eine Workflowdatei, die mit dem iGrafx FlowCharter erzeugt wurde, in ein Visio-Diagramm konvertieren. Es ist auch als Schulungsvideo in unserem YouTube-Kanal verfügbar.

In weiteren Artikeln stellen wir Ihnen die weiteren Funktionen des MultiConverters, wie den Importmodus, vor.

Beginnen wir nun, indem wir auf dem Startbildschirm den Menüpunkt Dateien konvertieren auswählen (Abb. 1).

Konvertierung

Um eine Konvertierung zu starten, wählen wir als erstes die Software-Version aus, die wir verwenden möchten. In unserem Fall ist dies der iGrafx FlowCharter in einer Version zwischen 2000 und 2013 (Abb. 2). Da der MultiConverter während der Konvertierung Informationen über das Diagramm aus der Quellsoftware sammelt und in Visio nachbildet, benötigen wir sowohl eine Installation des FlowCharters, wie auch eine von Visio auf derselben Maschine, auf der der MultiConverter ausgeführt wird. Sollten Sie nicht mehr über Lizenzen oder lauffähige Versionen der Produkte verfügen, kann Ihnen die oneAssist dennoch weiterhelfen: Wir konvertieren für Sie auf unseren Systemen und senden Ihnen Ihre fertigen Dateien zurück.

Um sicherzustellen, dass die benötigte Software vorhanden ist, führt der MultiConverter einen automatischen Test durch, bevor es mit den Konvertierungseinstellungen weitergeht (Abb. 3).

Der MultiConverter ermöglicht auch die Überwachung und Nachbildung komplexer Ordnerstrukturen. Für unser Tutorial beschränken wir uns aber erst einmal auf eine einzelne Datei und wählen diese von unserer Festplatte aus (Abb. 4).

An dieser Stelle haben wir die Möglichkeit beliebig viele Dateien an unterschiedlichen Orten unseres Systems auszuwählen (Abb. 5).

Wir können die resultierenden Dateien an unterschiedlichen Orten erzeugen lassen. Auch der Upload auf einen internen oder externen SharePoint-Server ist möglich. Wir entscheiden uns hier für das Verzeichnis, in dem sich auch die Quelldateien befinden (Abb. 6).

Nun haben wir die Möglichkeit das Konvertierungsergebnis stärker an unsere Wünsche anzupassen (Abb. 7). Neben den Einstellungen, die sie für jede Konvertierung separat vornehmen können, verfügt der MultiConverter zudem noch über Abbildungstabellen mit denen Sie beispielsweise in Ihren konvertierten Dateien auch gleich auf modernere Schriftarten umsteigen können.

Als Zielformate stehen Ihnen für Ihre Dateien alle von Visio unterstützten Dateiformate zur Auswahl. Wir wählen an dieser Stelle das gebräuchlichste: VSD (Abb. 8).

Wenn Sie Ihre Dateien nach der Konvertierung ausdrucken möchten, können Sie an dieser Stelle einstellen, welches Druckformat in den Dateien voreingestellt werden soll. Da wir keinen Ausdruck planen, legen wir uns an dieser Stelle nicht fest (Abb. 9).

Vor dem Verbrauch einer Konvertierungslizenz empfiehlt es sich, eine Vorschau anfertigen zu lassen (Abb. 10). So können etwaige Probleme schon frühzeitig erkannt werden.

Bei der Konvertierung mit Hilfe des iGrafx FlowCharters prüft der MultiConverter vor dem Start der Konvertierung, ob alle verwendeten Objekte bekannt sind und eine fehlerfreie Konvertierung stattfinden kann.

Unsere Beispieldatei enthält 9 dem MultiConverter nicht bekannte Objekte (Abb. 11). Wir haben nun die Möglichkeit die Konvertierung nicht durchzuführen und die unbekannten Objekte zur Abbildungstabelle hinzuzufügen. Wir entscheiden uns die Konvertierung trotzdem weiterlaufen zu lassen und sehen uns das Ergebnis an.

Die Konvertierungszeit variiert in Abhängigkeit verschiedener Faktoren. Dazu zählen: Die Leistungsfähigkeit der verwendeten Maschine auf der die Anwendung ausgeführt wird, die Größe der zu konvertierenden Datei, die Menge an Text den sie enthält und die eingesetzte Visio-Version.

Microsoft hat Hotfixes für einige Visio-Versionen veröffentlicht, die die Geschwindigkeit während der Textformatierung drastisch steigern. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem FAQ.

Da wir die Vorschau-Funktion benutzt haben, erhalten wir nun einen Hinweis, dass eine Datei zur Begutachtung und Freigabe auf uns wartet (Abb. 12).

Vorschau-Funktion

Im Vorschau-Menü haben wir die Möglichkeiten alle Seiten des konvertierten Dokuments zu betrachten (Abb. 13). Der MultiConverter hat alle ihm unbekannten Objekte durch das rot/gelbe Platzhaltershape ersetzt. So wissen wir genau, für welche Objekte wir noch die Namen in der Abbildungstabelle ergänzen müssen, um ein perfektes Konvertierungsergebnis zu erhalten.

Mit Hilfe der Analyse-Funktion können unbekannte Objekte schon vor dem Start der Konvertierung gefunden werden. Wir empfehlen daher diese zu verwenden, wenn Sie einen neuen Satz an iGrafx FlowCharter-Dateien konvertieren möchten.

FlowCharter Shape Analyse

Wir starten die FlowCharter Shape Analyse und wählen wieder unsere Beispieldatei aus (Abb. 14).

Erneut werden die 9 unbekannten Objekte gefunden (Abb. 15). Dieses Mal werden sie zur Abbildungstabelle hinzugefügt. Die Abbildungstabelle enthält in der ersten Spalte die Namen der Objekte im iGrafx FlowCharter. In der zweiten Spalte finden sich die Namen der Visio-Shapes und in der dritten Spalte schließlich der Name oder der gesamte Pfad zu den Visio-Schablonendateien, die die Shapes enthalten (Abb. 16).

Die bei der Analyse neu hinzugefügten Einträge befinden sich am Ende der Liste.

Jeweils ein Beispiel für jedes neu hinzugefügte Objekt wurde in eine Reporting-Datei kopiert, die sich im selben Verzeichnis wie die analysierte Datei befindet. Nun öffnen wir die Reporting-Datei im iGrafx FlowCharter. Jedes der Objekte wurde mit dem Namen, so wie ihn der iGrafx FlowCharter verwendet, beschriftet (Abb. 17).

Das Objekt, das der iGrafx FlowCharter hier als Bearbeitung, Aktivität kennt, ist das Prozess-Shape in Visio. Wir tragen nun für alle unbekannten Objekte die Namen der korrespondierenden Visio-Shapes in die Abbildungstabelle ein und starten die Konvertierung erneut.

Wir wechseln wieder zur Vorschaufunktion und sehen nun das gewünschte Ergebnis (Abb. 18). Über die Schaltfläche Konvertierung freischalten kopieren wir das Visio-Diagramm auf unsere Festplatte. Erst jetzt wird eine Konvertierungslizenz verbraucht.

Schluss

Wenn Sie mehrere Dateien konvertieren möchten und bereits alle unbekannten Objekte identifiziert haben, können Sie die Konvertierung auch ohne Verwendung der Vorschau-Funktion starten und erhalten direkt die Ausgabedateien im von Ihnen ausgewählten Visio-Zielformat.

Hiermit endet unser erstes Tutorial. Im zweiten Teil nutzen wir die kostenlosen Import- und Export-Funktionen des MultiConverters, um eine Ordnerstruktur mit Dateien aus dem alten Visio VSD-Format in das neue VSDX-Format zu überführen.